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Il est de plus en plus courant que les entreprises organisent des fêtes de fin d’année pour célébrer le personnel et partager un bon moment convivial.
Définir les éléments clés pour la tenue de la fête
Pour l’organisation d’une soirée ou fête d’entreprise, il est important d’effectuer dans un premier temps une bonne budgétisation. Veillez surtout à prendre en compte chaque aspect de l’événement : les animations, cadeaux aux employés, conjoints des collaborateurs, autres invités…
Définir le budget de la fête de fin d’année
De l’établissement de votre budget de fête de fin d’année découleront une marge pour la location du lieu et les prestations de l’événement. Pour la réservation du lieu de la soirée, l’équipe d’organisation doit s’y prendre tôt afin d’éviter les imprévues.
Soigneusement choisir le lieu de l’événement
Il est recommandé d’opter pour un endroit adapté à la culture de l’entreprise et au type d’événement : team building, fête de Noël, séminaire, dîner de fin d’année… Ce dernier doit pouvoir contenir le nombre d’invités prévu et proposer des espaces de convivialité pour les animations.
En fonction de l’occasion, vous pouvez aussi opter pour une salle spacieuse privatisée avec acoustique. Dans tous les cas, il est important de veiller à la sécurité du lieu pour la réussite de votre soirée d’entreprise. Concernant la date de la fête d’entreprise, il est conseillé d’éviter d’organiser ces types d’événements en week-end.
Choisir le bon moment en fonction de l’emploi du temps des collaborateurs
À l’approche des fêtes, les collaborateurs disposent généralement d’un emploi du temps chargé. De même, les salariés en charge de la clientèle peuvent avoir du mal à laisser leur poste pour organiser ou participer à un déjeuner de Noël.
Ainsi, pour les employés et l’équipe de préparation des fêtes, il vaut mieux choisir une soirée d’entreprise. Un jeudi ou un vendredi soir serait alors plus adapté pour tout le monde.
Communiquer autour de l’événement
Une fois la date, le budget et la liste des cadeaux de Noël des salariés décidés, il faudrait à présent communiquer sur l’événement d’entreprise. En effet, les événements annuels comme la fête d’entreprise constituent une occasion idéale pour réunir divers acteurs autour de votre cocktail dinatoire, renforcer la cohésion d’équipe !
Identifier le meilleur canal de communication…
Cela dit, pour organiser votre soirée d’entreprise (team building ou autre), vous devez faire une communication en amont. Qu’il s’agisse d’une soirée de fin d’année ou d’un cocktail dînatoire autour d’un arbre de Noël, vous pouvez utiliser des mails ou flyers pour informer chaque partie prenante.
…Fournir toutes les informations pour se rendre à la fête
Veillez à mentionner dans votre invitation pour l’événement d’entreprise, le lieu avec les accès possibles, le thème et une limite pour les inscriptions. Cela vous permettra d’anticiper le nombre de participants pour la soirée de fin d’année en cours de préparation. Ainsi, vous pouvez mieux choisir l’emplacement des sièges et de l’arbre de Noël pour une fête de fin d’année réussie.
En outre, pour organiser votre soirée de Noël en entreprise, vous pouvez soumettre un formulaire aux participants afin d’avoir une idée sur leur régime alimentaire. La communication est un outil performant pour collecter suffisamment de données relatives à une fête de fin d’année.
